Descrizione
Cos’è
Cos’è un fonogramma?
In poche parole, un fonogramma è una sorta di “verbale” scritto della conversazione telefonica. È un documento che registra data, ora, interlocutori, motivo della chiamata e un breve riassunto di quanto discusso. Questo serve a:
- Tracciabilità: Consente di avere una prova scritta di ciò che è stato detto, evitando fraintendimenti o dimenticanze.
- Trasparenza: Garantisce la massima chiarezza e correttezza nella comunicazione scuola-famiglia.
- Tutela: Protegge sia la scuola che le famiglie in caso di eventuali contestazioni future.
Perché è importante?
- Responsabilità: Ogni chiamata importante deve essere documentata per ragioni di responsabilità e trasparenza.
- Organizzazione: Aiuta a tenere traccia delle comunicazioni e a gestire al meglio le richieste delle famiglie.
- Archiviazione: I fonogrammi vengono conservati per un certo periodo, costituendo un archivio storico delle comunicazioni.
Come si compila un fonogramma?
Solitamente i fonogrammi sono moduli prestampati che richiedono di inserire:
- Data e ora della chiamata: Per una precisa cronologia.
- Chiamate e chiamante: Nomi e ruoli degli interlocutori.
- Oggetto della chiamata: Motivo della comunicazione.
- Contenuto della conversazione: Un breve riassunto di quanto discusso.
- Provvedimenti adottati: Eventuali azioni conseguenti alla chiamata.
- Firma di chi ha redatto il fonogramma: Per attestare l’autenticità del documento.
Perché è necessario protocollarlo e salvarlo?
La protocollo e la conservazione del fonogramma servono a:
- Validità legale: Attesta l’esistenza e la data di una comunicazione ufficiale.
- Accessibilità: Permette di ritrovare facilmente un fonogramma in caso di necessità.
- Sicurezza: Protegge i dati contenuti nel documento.
In sintesi:
Il fonogramma è uno strumento semplice ma efficace per garantire una comunicazione scuola-famiglia trasparente, efficiente e documentata. La sua compilazione, protocollo e conservazione sono passaggi fondamentali per una corretta gestione delle relazioni con le famiglie.